CLASSER DES DOCUMENTS
Le rangement, le classement et l’archivage des documents dans une entreprise est un travail permanent. Pour
être efficace, il a besoin d’être pensé et rationnalisé. Les documents papiers nécessitent des meubles et
dossiers de rangement ainsi qu’un plan de classement connu de tous. Les documents numériques sont
conservés dans des unités de stockage qui nécessitent méthode et organisation pour permettre d’y accéder
tout en assurant sa sécurité. Il existe aujourd’hui des logiciels spécifiques qui classent et archivent les
documents numériques, connus sous le nom de GED (Gestion Électronique des Documents).

Classer des documents
Classer consiste à mettre en ordre un ensemble de documents qui présentent des caractéristiques communes.
Afin de permettre de pouvoir retrouver les documents et accéder à l’information qu’ils contiennent, le
classement va devoir intégrer un aspect matériel (arrangement physique de dossiers papiers, de CDs, de
serveurs de documents…) et choisir un ordre de classement (arrangement intellectuel des éléments).

Les qualités d’un bon classement
- Facilité de mise en œuvre - Epuré (nettoyage des documents inutiles)
- Facilité d’accès - Confidentialité
- Capacité à rajouter des documents (extensibilité) - Sécurité du classement

L’organisation matérielle du classement
Les procédés de classement diffèrent selon le type de documents à ranger.
Les critères à prendre en compte pour les documents physiques sont :
• le poids, l’épaisseur, la rigidité
• le volume des documents à classer (nombre)
• la fréquence de consultation
• la nécessité de visualiser un plan de classement
• l’aspect ergonomique (facilité d’accès, de vision).
Les fabricants de matériel proposent de nombreux mobiliers qui permettent de ranger les dossiers, sous-
dossiers, chemises… sous divers modes :
Mode A plat (horizontal) Vertical Sur le chant Suspendu
Documents mis dans
Documents les uns Documents mis les Documents sur la
des hamacs avec
Principe sur les autres, dos uns derrière les tranche, dos face à
visibilité supérieure
face à l’utilisateur autres l’utilisateur
ou latérale
Exemple Tiroir, corbeille Bac à fiches, tiroir Rayonnages Tiroir, armoire

Le rangement physique des documents numériques doit également être considéré. Ils sont conservés sur des
unités de stockage (disques durs internes à un poste informatique ou sur un serveur, CD-ROMs, clés USB…)
dont la gestion est particulière (sécurité informatique  Fiche Savoir ‘Principes d’une politique de sécurité
informatique’, Fiche Savoir-Faire ‘Protection d’un réseau informatique’). Ils demandent une gestion spécifique des
copies de sauvegarde, qui doivent être protégées et demeurer accessibles en cas de besoin.
Elaborer un plan de classement
Avant tout il convient d’élaborer un plan de classement qui va
définir comment sont organisés l’ensemble des documents,
généralement sous forme d’une arborescence (dossiers et sous-
dossiers, autres types de classements…). Ce plan de classement
fait l’objet d’une documentation spécifique exposant la logique du
classement, détaillant la structure, et faisant apparaître la
signification donnée à chaque code d’indexation. Le plan de
classement peut également inclure des recommandations ou des
consignes quant à l’utilisation de la classification.
On peut adopter différentes structures de classement :
• Le classement alphabétique : les dossiers sont rangés dans l’ordre successif des lettres de l’alphabet.
Il nécessite d’abord de déterminer quel sera le mot pris en référence (nom de famille, nom d’un
produit, nom d’une entreprise, nom d’un lieu…). Le mot
de référence peut correspondre à un code associant
plusieurs éléments (ex : FACT.DUPONT).
• Le classement numérique ou chronologique : les
documents sont classés selon un numéro identifiant,
généralement un numéro d’ordre, une date, ou une
référence mixant un code et un numéro d’ordre (ex :
20110137).
• Le classement thématique : les documents sont
répartis par sujets, eux-mêmes divisés en sous-sujets à
leur tour subdivisés (par exemple, la Classification
décimale de Dewey)… Le plan de classement définira
précisément la règle thématique permettant
d’attribuer un document à un thème. Un plan de
classement thématique sera donc souvent associé à une
arborescence. Le langage XML est particulièrement
adapté pour traduire des arborescences

Ordres Précisions et avantages Exemples Ordres dérivés
- Implique des règles strictes pour
déterminer le mot à prendre en compte Dossiers clients,
Géographique
Alphabétique dans une rubrique ; Fournisseurs,
Nominal
- Accès et recherche simple ; Salariés
- Absence d’un document indécelable
- Implique un répertoire puisque le Documents commerciaux
numéro est attribué de manière à l’intérieur des dossiers
Décimal
Numérique aléatoire ou par ordre d’arrivée (bons de commande,
Chronologique
- Facile de repérer un déclassement ou factures…)
l’absence d’un dossier Magazines, journaux
- Implique un plan par thème Bibliothèque,
Géographique
Thématique - L’accès n’est pas toujours évident Recettes cuisine selon un
Décimal (plan comptable)
- Absence d’un document indécelable type de plat

Nommage et codification des documents
Le nommage d’un document doit permettre de faciliter le classement, la recherche et l’utilisation d’un
document. La manière de nommer un document peut faire l’objet d’une politique de l’entreprise, et être régi
par des règles strictes, expliquant si l’on doit adopter un nom explicite, s’il doit inclure un numéro de version,
ou au contraire s’il doit suivre des règles de codage.
La codification peut suivre plusieurs approches :
• Un codage séquentiel est un codage où l’on incrémente un nombre au fur et à mesure de l'attribution
du code (ex : facture, immatriculations des véhicules…).
• Un codage significatif est un codage qui apporte une information par la simple lecture du code. Les
clients peuvent par exemple être repérés par leur nom.
• Ces deux codages peuvent être imbriqués dans la création d'un code mixte.
Le codage significatif est souvent plus confortable (car il apporte de l'information), mais plus difficile à
manipuler et à faire évoluer. Il peut parfois conduire à des doublons (de code ou de produits).
On parlera de codage homogène si le code a toujours la même forme et le même nombre de caractères, voire
une distribution identique entre caractères numériques et alphanumériques. Ce type de standardisation
permet de limiter les erreurs (le code EAN13 des codes-barres comporte toujours 13 chiffres... dont une clé
de vérification). Plus le codage est standardisé, plus il sera facile de l'utiliser dans des transactions avec des
partenaires externes de l’entreprise (clients, fournisseurs), mais il est difficile d’avoir à la fois un codage
homogène ET significatif.
 LIMITES DES CLASSEMENTS
INDEXER DES DOCUMENTS

Les limites d’un classement arborescent
L’organisation d’un ensemble de documents selon une arborescence est limitée lorsque le nombre de document
est important, et que leur diversité et leurs finalités augmentent. Selon les besoins de l’utilisateur, on peut
imaginer diverses approches de mêmes documents. Or une arborescence figée va suivre une certaine logique,
en appliquant certains critères, qui ne seront pas adaptés à un autre type de besoin. Par exemple :
- on peut par exemple classer des documents
numériques par type de fichier (à droite) ; Mes documents

- on peut aussi classer ces documents selon leur
fonction (ci-dessous) ; Fichiers Outlook
Fichiers Word ...