Qualités de l’information
• La fiabilité : ce critère de confiance dépend souvent de la qualité des sources d’information.
• La pertinence : l’information doit répondre au besoin de l’acteur ou du décideur. Une information peut
être fiable, précise, actuelle et rapide d’accès, mais totalement inutile si elle ne correspond pas aux
préoccupations. La pertinence s’apprécie donc en fonction du problème donné.
• La précision : ce critère permet d’éviter de recourir à des estimations ou d’avoir des marges d’interprétation.
• L’actualisation : En général, plus l’information est récente, plus elle a de valeur.
• La rapidité d’accès : accéder rapidement à une information est une garantie d’efficacité. C’est l’un des
principaux intérêts des bases de données numériques : mettre à disposition rapidement des informations
organisées et classées.
• Le coût : il augmente généralement en fonction du degré de précision, de fiabilité et d’actualisation de
l’information. Le coût comprend l’obtention, le traitement, la diffusion et le stockage de l’information. Il
doit être mis en rapport avec la marge de manœuvre budgétaire et l’importance stratégique de
l’information.
Fonctions de l’information
• Support de la connaissance : sans information, il n’y a aucune représentation du monde, qui constitue
notre connaissance. L’activité de l’entreprise peut même être fondé sur l’échange d’informations, soit
dans le cas de l’acte de vente (conseils d’achat à base d’informations techniques, selon les informations
apportées par le client sur ses souhaits), soit dans le cas d’un produit composé d’informations
(journalisme, consulting, mesures techniques…).
• Instrument de communication interne ou externe : la communication utilise des informations pour
élaborer ses messages. En interne, l’information est présente à tous les échelons et adopte de très
nombreuses formes. La communication institutionnelle s’appuie sur des informations, triées et mises en
forme selon la stratégie voulue.
• Outil de coordination et de gestion : l’information permet de déclencher des actions au sein de
processus (une commande en provenance d’un client entraînera une série de traitements, débouchant, au
final, sur l’envoi d’une facture et la livraison d’un produit). L’information est à la base du travail
collaboratif : elle sera partagée entre les différents membres de l’entreprise, en consultation ou en
modification.
Analyse et organisation des données
Une donnée n’a de sens que si elle devient information, et une information n’a de valeur que si elle participe à
une connaissance. Il est donc inutile d’accumuler des données ou des informations qui ne conduisent pas à
une connaissance pertinente et utile.
Une fois que l’on a identifié les données, informations et connaissances utiles à l’entreprise, elles deviennent
des ressources qu’il convient de gérer et de protéger, au même titre que les autres ressources.
L’identification des informations pertinentes permet de mettre en place des outils de collecte, de
traitement, de classement et d’archivage. Le stockage de l’information et sa conservation dans le temps est
un aspect important de la mémoire de l’organisation.
L’outil informatique apporte des solutions centrées sur la notion de données. Un Intranet est souvent mis en
place pour assurer la rapidité et la sécurité d’accès aux informations. Support du travail collectif,
l’informatique facilite la transmission, le
traitement et l’échange des informations pour
tous les membres de l’équipe.
L’analyse des données et leur organisation sous
la forme d’indicateurs au sein de tableaux de
bord synthétiques est un élément clé pour
piloter une organisation. Les SIAD (Systèmes
Interactifs d’Aide à la Décision) offrent au
décideur une assistance en tentant de prédire
les risques de défaillances de l’organisation.
Le rôle des documents dans la communication
Pour sa communication, l’entreprise va utiliser des documents en veillant à ce qu’ils assurent leur fonction de
transmission d’un message. Les principes de communication globale vont guider à la fois le fond et la forme
des documents. Pour remplir leur fonction, les documents devront non seulement être pertinents et clairs au
niveau du message transmis, mais ils devront servir à transmettre des messages globaux (identification de
l’émetteur, références à des valeurs, support d’une image).
Des outils existent pour faciliter ce travail :
- définition, formulation et utilisation de règles communes pour la
composition de documents (charte graphique, formulaires, modèles) ;
- définition, formulation et utilisation de règles communes pour la
transmission et le classement de documents (procédures, charte de
communication interne).




La standardisation de la forme des
documents et l’existence de
procédures les concernant permet à
l’entreprise de faire évoluer
positivement son image et son
efficacité.




Outre leur intérêt pour véhiculer une image cohérente de
l’entreprise, l’existence de standards de présentation va faciliter
le classement et l’exploitation des documents. Ainsi, on retrouvera
sur les documents des éléments récurrents tels que :
- des informations permettant d’identifier l’émetteur et le
destinataire ;
- des informations sur la nature du document (type, titre,
objet, résumé…) ;
- des informations utiles pour le classement et sa pertinence
(date, référence, historique, numéro de version…) ;
- des informations concernant d’éventuels documents
annexes (pièces jointes…) ;
- des informations de validation (signature, logo…)…
L’échange d’informations dans la PME : flux d’informations et processus
Les acteurs internes et externes de l’entreprise échangent de nombreuses informations dans la réalisation
de leurs activités. On parle de flux d’informations.
On peut envisager ces échanges à différents niveaux, et les représenter avec différents outils :
Ensemble organisé d’activités
orienté vers la production Traitement des commandes,
Processus
d’un résultat clairement production d’un produit Diagramme des flux
identifié. d’informations
Événement Demande d’un client, décision Fiche de processus
Action qui lance la mise en
déclencheur du d’un responsable, fin du Diagramme
œuvre du processus
processus traitement d’une information événement-résultat
Ensemble de tâches Diagramme de Gantt
Convoquer des participants,
Activités présentant une certaine unité
préparer une réunion
au sein d’un processus
Appel téléphonique,
Travail déterminé qui doit Liste de tâches
Tâches élaboration d’une liste
être exécuté. Planning
d’information
Objectif visé se traduisant Communication d’un prix de
Résultat attendu Tableau récapitulatif…
par un résultat vente, achat d’un composant

La représentation des processus repose sur des modèles destinés à comprendre l’organisation en visualisant
les échanges d’information entre les acteurs. Elle peut permettre de détecter des dysfonctionnements
organisationnels (rupture de circulation d’information, acteurs tenus hors du circuit, goulet d’étranglement…)
et donc de pouvoir améliorer les processus.




diagramme de flux schéma de processus




schéma événement-résultat planning
 PRINCIPES D’UNE POLITIQUE
DE SÉCURITÉ INFORMATIQUE

1 – Les menaces pesant sur les données des entreprises
La CNIL (Commission Nationale Initiative et Libertés), dans son Guide sur la sécurité des données personnelles
(www.cnil.fr), dresse la liste des principales menaces pesant sur les systèmes d’information des entreprises.

• pour les matériels :
- détournement de l’usage prévu (stockage de fichiers personnels sur l’ordinateur de bureau,
stockage de documents sensibles sur une clé USB non prévue à cet effet…) ;
- espionnage (observation d’un écran à l’insu de son utilisateur, géolocalisation d’un téléphone…) ;
- dépassement des limites de fonctionnement (panne de courant, température excessive d’une salle
serveur, unité de stockage pleine…) ;
- détérioration (inondation ou incendie d’une salle serveur, dégradation du fait de l’usure naturelle,
vandalisme…) ;
- modification (ajout de périphérique, webcam, keylogger28…) ;
- disparition (vol, perte, cession ou mi...